Harley Davidson při oslavách 115. narozenin rychle odbavil 150 000 návštěvníků – díky mobilní technologii.

  • Firma Harley Davidson
  • Spolupráce se systemem4u od 2015

Když v roce 2018 značka Harley Davidson slavila své 115. narozeniny, sjelo se na pražském výstavišti
přes 60 000 motorek a 150 000 návštěvníků. Odbavení všech vstupenek u takové masy motorkářů
bylo pro pořadatele obrovskou výzvou, se kterou jim pomohly mobilní aplikace a technologie
pro správu mobilních zařízení Samsung Knox implementovaná společností System4u.

Akci předcházely 2 roky příprav

Hlavní organizátoři Jaroslav Vavřina, Michal Šesták a Martin Cieslar měli s akcemi pro motorkáře bohaté zkušenosti, protože už od roku 2013 pořádali každoroční Prague Harley Days. Tato akce se však se s tím, co očekávali na 115. narozeniny značky, nedala srovnávat.

„Na Prague Harley Days jsme zvládali návštěvníky odbavovat ručně – motorkáři vytáhli papírovou vstupenku, my ji zkontrolovali a pustili je do areálu. Věděli jsme ale, že na oslavy výročí přijede násobně více lidí, kde by podobný postup nemohl fungovat.“

„Než motorkář zaparkuje, vypne motor, najde v kožené bundě papírovou vstupenku, pozdraví se u brány s kamarády, nastartuje a vjede do areálu, může to klidně trvat několik minut. Spočítali jsme si, že u bran výstaviště by se tvořily takové fronty lidí a motorek, že bychom nejspíš zablokovali dopravu v Praze.“

Organizátoři proto už 2 roky před výročím objížděli podobné akce v zahraničí, kde hledali inspiraci. Nakonec se rozhodli, že odbavování vstupenek vyřeší pomocí mobilní technologie.

Řešením byl QR kód na vstupenkách

„Chtěli jsme, aby návštěvníci u brány vůbec nemuseli slézat z motorky. Aby se jen rychle legitimovali, dostali návštěvnický náramek a pokračovali dál. Proto jsme rozhodli, že na vstupenkách bude QR kód, který obsluha načte pomocí mobilního telefonu, ihned motorkáři nasadí náramek pro návštěvníky a pustí ho do areálu.“

Cílovou skupinou Harley Davidson jsou muži ve věku 50 let a více, Cieslar a Šesták proto počítali s tím, že návštěvníky oslav bude potřeba na tuto technologickou změnu s předstihem připravit. Proto s velkou časovou rezervou spustili e-shop se vstupenkami, sepsali informační desatero pro návštěvníky a poslali všem sérii e-mailů, ve kterých vysvětlili, jak bude elektronické odbavování fungovat.

„Bylo nám jasné, že ne všichni motorkáři mají smartphone, aby vstupenku jen ukázali na displeji. Počítali jsme s tím, že někdo ukáže telefon a jiný vytištěnou vstupenku. Odbavení pomocí QR kódu však v obou případech mělo být rychlejší než ruční kontrola každé vstupenky.“

Řešením byl QR kód na vstupenkách

Dvě aplikace a telefony od Samsungu

Aby měli motorkáři co největší motivaci přijet na akci s elektronickou vstupenkou ve smartphonu, vyvinul Harley Davidson ve spolupráci s firmou Juicymo mobilní aplikaci, kterou si návštěvníci mohli zdarma stáhnout. V této aplikaci měli nahranou vstupenku, našli zde program akce, mapu areálu nebo tipy na motorkářské výlety po okolí. Ve stejné době vznikla také druhá mobilní aplikace, která sloužila pořadatelům k ověření QR kódu na vstupenkách.

Dále bylo nutné vybavit pořadatele mobilními telefony. To si vzala na starost společnost Samsung, která firmě Harley Davidson zapůjčila 100 smartphonů. Jejich správu pak zaštítila firma System4u – jediný certifikovaný partner Samsung Knox, systému pro hromadnou správu mobilních telefonů, v České republice.

„Díky využití Samsung Knox jsme telefony ani nemuseli vidět. Samsung nám jen poslal IMEI kódy zařízení a my je na dálku nastavili. Po zapnutí telefonu se pořadatelům ukázalo logo Harley Davidson s nápisem 115. výročí. Nastavili jsme jim tapetu s motorkářskou tématikou i mobilní aplikaci na odbavení vstupenek, kterou jsme pravidelně vzdáleně aktualizovali. Pořadatelé tak telefony jenom zapnuli a vše měli nastavené.“

Petra Holubcová, marketingová manažerka System4u

Pohodlná správa všech telefonů

Systém pro správu mobilních telefonů Samsung Knox přišel vhod i Cieslarovi s Šestákem. Oba organizátoři v jednoduché konzoli viděli, kde přesně jednotliví pořadatelé stojí nebo jak moc jsou vytížení, takže mohli vhodně rozmisťovat své lidi, aby předešli frontám.

Nejvytíženějším pořadatelům jsme přinesli powerbanku, aby se nestalo, že se jim telefon vybije. Mohli jsme stát na jednom místě a měli přehled o všech našich lidech po celém areálu. 60 pořadatelů bylo přímo na výstavišti, další jsme měli na benzínkách OMV a několik dalších na letišti. Podařilo se nám koordinovat lidi tak, že nikde nevznikaly fronty, ve chvílích největšího náporu motorkáři čekali maximálně pár minut.“

Těsně před oficiálním začátkem akce navíc firma System4u prokázala svou pohotovost v rámci zákaznické podpory.

„V pátek večer jsme zjistili, že nám z některých telefonů zmizela aplikace na odbavování vstupenek a hardwarově poškodila přístroje – byly poškozeny čipy pro bezpečnostní ochranu systému Samsung Knox. Naštěstí jsme měli náhradní telefony a kluci ze System4u na tom v noci makali, takže hned v sobotu ráno zase všechno šlapalo.“

Na příští akci budou mobilní technologie znovu

Organizátoři akce byli z fungování systému tak nadšení, že jej letos při Prague Harley Days využijí znovu.

„Musím říct, že řešení 100% splnilo naše očekávání. Když si představím, že bychom všechny návštěvníky odbavovali ručně, nejspíš to za ty 4 dny trvání akce ani nestihneme. Takto jsme to zvládli úplně s přehledem, nejdelší fronty byly skutečně jen na několik minut. Na příští akci využijeme stejné aplikace, stejné telefony i stejný systém. Plánujeme jenom drobné technické úpravy v aplikaci, nic velkého.“

Ideální řešení pro velké akce

Také chcete návštěvníky svých akcí odbavovat pomocí mobilní aplikace? Napište nám na info@system4u.com nebo zavolejte na 543 210 522.

MobileIron

Samsung Knox

Komu jsme dále pomohli?

ŠKODA Karoq

Díky Samsung Knox dokázali v System4u výrazně zkrátit dobu nastavení 220 ks telefonů a to na pouhé dva dny.

CEE Logistics

Díky mobilní aplikaci společnost CEE Logistics snadno získává dokumentaci od řidičů na cestách.

BlueLink

V BlueLink vytvořili zaměstnaneckou hru jako podpůrný nástroj firemních benefitních programů.