Účetní firma GRINEX Advisory, s. r. o. pracuje na dálku díky komplexní IT podpoře

  • Firma Grinex (Praha, účetnictví)
  • Počet zaměstnanců 30 ext. 20 int.

Když se účetní firma GRINEX začala počátkem tohoto tisíciletí rozrůstat, měla před sebou jasný cíl – dodávat svým klientům moderní služby postavené také na chytrých IT řešeních. K tomu ale potřebovala vylepšit vlastní IT zázemí.

Pro účetní firmu o (tehdy) 10 lidech nedávalo smysl mít vlastní IT oddělení. Hledali tedy specialisty, kteří se o jejich IT infrastrukturu postarají, a navíc připraví firmu na čím dál populárnější vzdálený přístup pro práci třeba z domova. A to všechno s požadavkem, aby byla zachována bezpečnost dat klientů.

Nejdřív se zbavili vlastních serverů

V Grinexu si původně všechna data ukládali na vlastní servery. Při každém výpadku serveru museli čekat, než dorazí servisní tým a během té doby bylo těžké pracovat. Řešením bylo od vlastních serverů upustit a přemístit data na spolehlivé vzdálené uložiště, o které se samotní zaměstnanci vůbec nemusí starat.

Kolem roku 2005 dostali v GRINEX doporučení na firmu System4u, která se soustředila na jedny z prvních cloudových řešení v České republice. V System4u nejdřív Grinexu postavili terminálový server, na kterém klienti sdíleli svá data s interními a externími pracovníky.

Postupně pak lokální servery eliminovali úplně. Data nově soustředili v datacentru, taktéž zajišťovaném System4u. Z Grinexu se ke svým datům zaměstnanci dostali jednoduše jak přes vzdálenou plochu, tak přímo ze svých počítačů přes VPN.

Protože se ale nové technologie neustále vyvíjejí, v System4u začali brzy pracovat na inovacích a Grinexu zařídili moderní cloudové úložiště.

Do jednoho souboru odkudkoli

Portfolio služeb System4u je tak široké, že se nemusí zaměřovat jen na jedno řešení, ale klientovi nabídne ideální volbu. A tím se pro Grinex ukázal být cloudový systém pod Office365.

Po přechodu na tento cloud začal Grinex pro sdílení dat s klienty využívat Sharepoint, pro e-mailovou komunikaci jim v System4u zařídili klienta MS Exchange online. Kromě toho využívají reporting PowerBI a automatizaci na pozadí prostřednictvím PowerApps. Firma System4u Grinexu zároveň pomohla i s integrací všech mobilních zařízení (telefonů, tabletů, notebooků) do jejich IT infrastruktury.

Tento proces dobře prezentuje, čeho je dnes možné za příznivou cenu dosáhnout. Zaměstnanci Grinexu se přes jedno přihlášení přihlašují do cloudu Microsoftu, do terminálového serveru v datacentru System4u, i do dalších služeb jako je VPN. Stejně tak se přihlašují i do dalších aplikací, které System4u integruje přes AzureAD.

Jeden soubor zaměstnanci mohou editovat z pracovního počítače, pak při home office z domácího počítače, a ještě třeba na cestě vlakem z mobilu.

Bezpečnost dat je priorita

Grinex pracuje z několika kanceláří v České republice, mezi jejich klienty patří i důležité mezinárodní firmy. Vzdálené přístupy z počítačů i z mobilů tedy vyžadují vysokou úroveň zabezpečení. Pro ochranu dat a zabezpečení přístupů nainstaloval System4u do všech zařízení spolehlivý antivirus od firmy ESET.

IT firma kromě toho zahájila přechod z Microsoft Intune na systém pro hromadnou správu mobilních zařízení Microsoft Enterprise Mobility + Security (Microsoft 365 Enterprise), ke kterému lze přistoupit jen z autorizovaných a důvěryhodných zařízení.

V System4u jsou na firemní správu mobilních zařízení experti a vědí, jak je spolehlivě nastavit. Díky Microsoft 365 Enterprise se firma nemusí bát o ztrátu citlivých dat, když např. zaměstnanec ztratí mobil nebo počítač. Správce systému totiž v případě potřeby zařízení může na dálku zablokovat nebo firemní data ze zařízení zcela smazat.

Na fakturách není nic nečekaného

Grinex je se společností System4u už 15 let a ta se neustále stará o inovace vzhledem k novinkám na trhu i růstu firmy. Aktualizace programů nebo počet licencí přitom System4u spravuje automaticky. A to včetně vývoje CRM softwaru, díky kterému účetní vždy pracují s aktuálními daty o klientech a mají je na jednom místě.

Díky kompletnímu balíčku podpory účetní pracují na moderních systémech, a o IT procesech přitom ani nemusí vědět. Kdykoliv navíc mohou do System4u zavolat. Na zákaznické podpoře na ně 24 hodin 7 dní v týdnu nečeká robot, ale technik, který situaci ihned řeší.

V současné době poskytuje System4u IT podporu pro 30 interních a 20 externích zaměstnanců firmy Grinex, každý z nich pracuje na dvou až třech zařízeních, a podporu zajišťuje i pro firemní software instalovaný na serverech i stanicích.

Grinex pak System4U jenom platí fakturu, která je každý měsíc transparentní a fixní. Jediné další účty za IT mají v Grinexu s nákupem koncových zařízení jakou jsou počítače, telefony atd., se kterým jim System4u samozřejmě pomáhá.

Komu jsme dále pomohli?

IDOT od System4u

Nástroj IDOT (Intune Device Onboarding Tool) ušetřil IT technikům velké výrobní společnosti spoustu práce

Super Panda Circus

Díky mobilní aplikaci na tabletech Samsung prožívají hosté v baru fantastické příběhy

MOPET CZ a.s.

Projekt nabídky zvýhodněných telefonů s okamžitým přístupem do mobilního bankovnictví